Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как определить сроки исполнения?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налогоплательщик обязан представить документы в течение сроков, установленных ст. 88 и 93 НК РФ. Обычно этот период составляет 5 рабочих дней с момента получения распоряжения из ФНС. Например, если требование поступило 21.12.20 (понедельник), то отсчет пяти рабочих дней начнется со вторника 22.12.20, и последним днем в этом случае является 28.12.20. За этот период следует подготовить все копии и представить их в ФНС лично, по телекоммуникационным каналам или Почтой России.
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
- запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
О сроках предоставления документов по требованию ИФНС
Вопрос:
Ответ:
Если камеральной налоговой проверкой выявлены ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля, об этом сообщается налогоплательщику с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок.
Лицо, относящееся к категории налогоплательщиков, обязанных в соответствии с пунктом 3 статьи 80 настоящего Кодекса представлять налоговые декларации (расчеты) в электронной форме, должно не позднее 10 дней со дня возникновения любого из оснований отнесения этого лица к указанной категории налогоплательщиков обеспечить получение документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, от налогового органа по месту учета в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
Указанное в абзаце первом настоящего пункта лицо обязано передать налоговому органу в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота квитанцию о приеме таких документов в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.
Согласно п. 12 Порядка требование о представлении документов считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная ЭЦП налогоплательщика.
Таким образом, исходя из положений Порядка, если требование о представлении документов (информации) направлено налогоплательщику в электронном виде, но фактически не открыто (не прочитано) налогоплательщиком, а квитанция о приеме не сформирована и не направлена в адрес налогового органа, такое требование не может считаться полученным налогоплательщиком. В подобном случае налоговый орган, на основании пункта 19 Порядка, должен направить налогоплательщику требование о представлении документов (информации) в бумажном виде.
Течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало.
Таким образом, срок предоставления документов по требованию пояснений от налогового органа начинает течение со дня отправки уведомления о получении данного требования.
Ответ подготовил:
Эксперт «Линии консультаций» НТВП «Кедр-Консультант»
Красноперова Мария Юрьевна
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.
В соответствии с Налоговым кодексом должностное лицо ФНС, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемой организации необходимые для ревизии документы. Пожелания налоговой оформляются в виде требования о предоставлении документов, составленного по установленной форме (приложение № 15 к приказу ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189@) и содержащего перечень требуемых документов, в том числе и пояснений.
Срок на представление бумаг или пояснений по требованию налоговой начинает течь с даты получения документа. Если требование было направлено в электронном виде по ТКС, то днем получения будет дата, указанная в квитанции о его приеме (п. 13 Порядка, утв. приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@). При направлении требования по почте датой получения считается шестой рабочий день со дня отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК РФ).
Если проверка проводится на территории организации, то с даты передачи требования под подпись руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации.
Надо заметить, что в этом году в связи с режимом повышенной готовности Минфин России выпустил письмо от 15 апреля 2020 года № 03-02-08/29938, основанное на Постановлении Правительства РФ от 2 апреля 2020 года № 409 «О мерах по обеспечению устойчивого развития экономики». Так вот, в пункте 3 письма некоторые сроки, установленные НК РФ, были временно продлены.
Сроки доведения документов до исполнителей
П режде чем говорить о сроках исполнения документов, поговорим о сроках их доведения до исполнителей. Ведь данная процедура тоже «съедает» время.
Как правило, все документы, поставленные на контроль, должны доводиться до исполнителей в течение 1 дня с даты вынесения резолюции руководителем или подписания им документа, а срочные и оперативные – в течение нескольких часов. Приведенные данные являются примерными и должны конкретно устанавливаться в каждой организации в соответствии с требованиями ее руководства.
Постановление Правительства РФ от 01.06.2004 № 260 (ред. от 21.02.2011) «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»
47. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 отметку о контроле за исполнением документа на бумажном носителе обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Такую отметку ставят справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Перенос срока исполнения документов
Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.
Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:
Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.
Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.
В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.
Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».
Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:
«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».
Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.
Нормативно-правовое регулирование
Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.
На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе.
Составление регламента контроля исполнения документов
Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент.
Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:
- Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
- Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
- Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
- Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.
Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа.
Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:
- на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
- какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
- этапы контроля исполнения документов;
- сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
- формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
- внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
- процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
- основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
- порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.
Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела. Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом. В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.
Нормативно-правовое регулирование
Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.
На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
Сроки исполнения документов
Любому сотруднику прежде всего хочется узнать, в какие сроки он обязан выполнить поручение об обработке документа. Если поручение поставлено на контроль, значит, в нем установлен срок выполнения. Исключениями могут быть длительные поручения, например, непрерывно проводить мониторинг новых угроз информационной безопасности.
Сроки делятся на:
Стандартные или типовые сроки исполнения документа редко возникают в деятельности организации на основании внутренних регламентов, если они не установлены законами и иными нормативными актами. Так, ответ на претензию потребителя о низком качестве товара, в соответствии с законодательством о правах потребителя, должен быть направлен в течение десяти дней. На претензию контрагента ГК РФ предписывает ответить в течение 30 дней, если иной срок не установлен договором. Такие сроки не могут быть увеличены решением руководства фирмы, но могут быть сокращены.
В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям.
Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:
- постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
- проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
- промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
- окончательная проверка исполнения;
- снятие документа с контроля;
- определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
- сбор и анализ статистики;
- информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.
Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:
- на бумажном носителе информации проставляется отметка;
- в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
- в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.
Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия. Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.
При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.
В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту.
Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:
- для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
- для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
- для заданий текущего месяца – раз в десять дней.
По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.
Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.
На практике достаточно часто возникают ситуации, когда по объективным причинам исполнить документ в срок невозможно. В этой связи на предприятии должен быть утвержден порядок изменения периода выполнения тех или иных актов. Следует отметить, что применять правила нужно по возможности только в исключительных случаях.
Решение об изменении срока исполнения документа может приниматься только тем сотрудником, который его установил первоначально. Существующие сегодня правила делопроизводства не определяют минимальные и максимальные пределы переноса. Поэтому руководству предприятия необходимо самостоятельно их установить исходя из требований разумности и обоснованности.
По общим правилам, принятым в практике, увеличение периода допускается не более чем на 3 дня. При этом инициатива должна исходить от служащего, которому было поручено выполнение задания. Ему следует обосновать и согласовать изменение установленного срока исполнения документа с руководством.
Индивидуальные сроки исполнения
Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.
Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта. Более подробно о процедуре вы можете узнать .
Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Автоматизированная система мониторинга
В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.
При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.
Для обеспечения текущего контроля ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА
Основные правила исчисления сроков для каждой сферы деятельности определены соответствующими кодексами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими данные сферы деятельности. В целом, эти правила имеют одинаковый подход к правовому регулированию. В связи с этим основными нормативными правовыми актами, в которых размещены положения, регулирующие исчисление сроков исполнения, являются:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ);
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ);
- Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ).